あなたのその仕事は、緊急？重要？どちらですか？
私はほとんどが重要となっていました。。。
セールスライター ニタッチです。
ほとんどの方が、いくつかの業務を抱えています。
その業務は、どのような考えで優先順位を決めているのでしょう。
これまでの考えであれば、緊急なものを先にやって
重要なものは、後回しですよね。
しかし、そこには意外な落とし穴があったのです。
その落とし穴を埋めてしまうことで
あなたの仕事に掛かる時間が変わります。
それに気がついたのは、まさに今日！
日誌を付けているのですが、いつの間にか書くことが
なくなると言うか、短くなってしまうのです。
以前にも同ような症状になりまして、そこを見直して
そのときの原因を思い出しました。
確か、やることが多くて疲れていた頃でした。
そこで、なぜそうなったのか？原因を考えてみました。
毎朝、やることを決めて書き出してやっています。
だいたい、１日に５～６のことに取り組もうとしているが
実際は、２～３の業務しか出来ていないのです。
やらないといけない事もあるのに、自分が夢中になったことで
その日が終わるときも多いです。
他には、朝から集中してやっていると、午後には頭が痛くなり
その後は進まず、終わってしまいます。
完全に順番や、集中する時間が間違っているのですが
ハマってしまい、気がつくと数時間とかたっているのです。
これでは良くないと思って、優先順位を考え直すことに。
そこで参考にしたのが、
スティーブン・R・コヴィー博士の著書、７つの習慣の
第三の習慣：重要事項を優先する（最優先事項を優先する）です。
その中では、４つの領域の「時間管理のマトリックス」で解説されています。
第一領域：緊急で重要 締め切りのある仕事、重要な会議、災害・事故対応
第二領域：緊急でないが重要 人間関係作り、計画や準備、最新再生（自分磨き)
第三領域：緊急で重要でない 重要でない電話やメールチェック、突然の依頼
第四領域：緊急でないが重要でない TV視聴、スマホでゲーム、同僚との世間話
こらから判断すると、「緊急で」とある、第一領域・第三領域を
多くの方が、まず取り組もうとされます。
あなたも、心当たりありませんか？
私は、心当たりあります。(笑)
で、多くの方が先伸ばしや面倒くさいとするのが
第ニ領域なのです。
それもあり、重要なのに進まない仕事が増えるのです。
本当に重要な活動は、「第二領域：緊急でないが重要」と
著者のコヴィー博士はおしゃっております。
その理由は、生産性が上がると言えるでしょう。
例をあげれば、人間関係。
ある店の店長が、スタッフと良い関係を築けていなければ
仕事を依頼しても、上辺だけの仕事しかしてくれません。
良くないときは、意図がうまく伝わらずそのまま作業して
２度手間になることもあるでしょう。
しかし、根気よく人間関係を築ければ、スタッフは
仕事を依頼されてわからないところは、確認にきますよね。
すると、意図をきちんと理解するので、予想よりも良い
結果をもたらします。
これが、第二領域が重要な理由です。
なので、第三領域の緊急で重要でない 業務を見直し
第二領域に時間を割くことで、落とし穴が埋まるのです。
すると、時間がかかっていたものや、うまく行かなかったことが
改善されて、時間の効率が良くなります。
すると、あなたの仕事時間が減り、やるべき事ができるので
業績にも良い影響を及ぼします。
さあ、あなたにとっての第二領域、第三領域の活動を考えて
それぞれ見直してみましょう。
ただし、見直すだけではダメですよ。
すぐに計画し、実行しましょう。
さあ、お試しあれ。
P.S. もし、判断に迷ったらとりあえずやってみましょう。
これは、定期的に見直していくと精度もあがるので
自分の業務の見直しにも最適です。
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